Selecteer een pagina

Hoe kies je de juiste vorm voor een online event om het effect te bereiken dat je wilt? En hoe gebruik je storytelling om de impact te vergroten? Want uiteindelijk wil je dat er bij mensen iets gebeurt, of het nou offline is of online.

Alles wat offline was, is nu online gegaan en je komt er inmiddels niet meer mee weg om de offline-vorm klakkeloos om te zetten naar online. Mensen verwachten ook dat je andere vormen uit de kast trekt, zeker bij grotere events.

Leestijd 6 minuten

Het resultaat van de bijeenkomst

Zelfs na corona zal de hybride vorm van werken met meer thuis en meer online blijven. Ook voor grotere bijeenkomsten zoals town halls en congressen. Dat betekent dat je daar effectieve vormen voor moeten vinden, waarin echt iets gebeurt met de deelnemers. Het resultaat van een bijeenkomst meet je namelijk daaraan af: is er bij de deelnemers en tussen hen iets gebeurd? Kunnen ze zelf en samen goed verder? Zijn ze geïnspireerd of geactiveerd? Hoe maak je echt impact met je event?

Want je zet niet alleen maar mensen bij elkaar om informatie uit te wisselen en over te dragen. Daar is de online vorm niet geschikt voor. Dat was het trouwens offline ook al niet echt. Dus je moet sturen op een ander resultaat, namelijk de kwaliteit van de interactie tussen de mensen waar het om gaat.

Denken vanuit de deelnemer

Denk daarom in de keuze van de techniek en de opbouw van je programma vooral vanuit die deelnemers en alles wat zij meemaken. Misschien heb je de medewerkers van je organisatie voor het eerst sinds negen maanden weer bij elkaar. Dat gaat over verbinding, over interactie, over samen. En daar horen dus andere vormen bij dan dat je tot nu toe gewend was.

Grote missers op een groot online event

Onlangs was ik bij een online sessie, waarbij een hoop misging door verkeerde keuzes. Aan het eind van dit artikel deel ik een aantal tips. Daarmee wil ik jou als (communicatie)adviseur of als organisator van zo’n online event  argumenten in handen geven die je kunt gebruiken om je management en je collega’s te helpen. En vooral om zelf scherpe keuzes te maken.

Een maand of twee geleden werd een online webinar aangekondigd door een Australisch storytelling-bureau, dat ik overigens erg hoog heb zitten. Zij zijn ook bezig met online events en how to storify them. Hun motto is dat je met storytelling de aandacht beter vasthoudt. Het gebruik van de kracht van verhalen in een online event helpt je om mensen te raken, te bewegen, hun aandacht vast te houden en om echt iets te laten gebeuren.

Allereerst heb ik hun ebook Storyfying events gedownload met veel waardevolle tips. Maar ik was vooral getriggerd door het online webinar, waar ik live kon meekijken en meedoen. Dacht ik.

Wereldwijd online event over online events

Zo zat ik op een doordeweekse avond om elf uur ‘s avonds klaar achter mijn laptop. En met mij over de hele wereld een paar honderd andere nieuwsgierigen. Na vijf minuten bekroop mij al het gevoel: dit is niet live. En na tien minuten kwam de eerste vraag in de chat: ‘Guys, is this really live?’

Drie experts vertelden hun verhaal vanuit hun woonkamer en dat was op zich heel mooi en gelikt gedaan. Maar het was duidelijk vooraf opgenomen. Hun verhalen werden gelardeerd met blokken content in strakke videobeelden en mooie trailers met goede muziek. Heel mooi in elkaar gezet, maar niet live.

Na vijfenveertig minuten was ik het zat. Niet omdat hun kennis niet waardevol was, maar omdat het niet ging over mij als deelnemer. Ze zeiden dat het met een webinar gaat om het vasthouden van de aandacht van je deelnemers. En hoe mooi gemonteerd ook, de vorm miste alle authenticiteit en klopte dus niet bij wat ze vertelden.

Na die gemonteerde video schakelden ze toch ineens over naar een live verbinding met dezelfde drie heren, met een gewone Zoomverbinding vanuit drie verschillende plekken op de wereld om te bespreken wat we net gezien hadden. Die beeldkwaliteit was even heel wat anders: gewone webcams. Die kwaliteit was op zich prima, maar klopte totaal niet met de sfeer van daarvoor.

Geen technische ondersteuning

Vervolgens ging technisch alles mis. De microfoon van de eerste spreker stond uit en dat had hij niet door. Vervolgens ging de microfoon rondzingen en wist hij niet hoe hij dat kon stoppen. Ze hadden blijkbaar geen technische ondersteuning bij deze sessie voor een wereldwijd publiek. Als ik zo’n sessie zou geven zou ik bloednerveus zijn. Laat staan dat ik dan de ruimte heb in mijn hoofd om ook nog eventjes mijn muteknop, de deelnemerslijst en weet ik wat nog bij te houden.

Ze hebben helaas de sessie vroegtijdig moeten afbreken, want het ging gewoon niet. Het contrast van de live interactie met die gelikte, vooraf gemonteerde video was zo groot, dat het afbreuk deed aan hun geloofwaardigheid. Zo zonde. Want nogmaals, ik heb ze hoog zitten. En ze werken niet voor niets als jaren voor de grote internationale merken.

Tips

Uiteindelijk heeft deze ervaring, samen met een aantal online events waar ik zelf voor klanten aan heb gewerkt, mij een paar waardevolle tips opgeleverd, die ik hier graag met je deel.

1.       Zet je deelnemer in de hoofdrol

Met stip op één: zet je deelnemer in de hoofdrol. Denk als een theaterregisseur (zoals ik), of als een tv-producent. Bedenk wat de deelnemers meemaken vanaf het moment dat ze inloggen. Worden ze verwelkomd door een live stem, maar liever nog iemand op camera? Desnoods herhaalt die vijftien keer hetzelfde voor iedereen die langzaamaan binnendruppelt. Geef je deelnemers het gevoel dat ze er mogen zijn, in plaats van een leeg scherm met een tellertje, wat ik helaas vaak zie.

Bedenk bij iedere stap wat je wilt dat er bij de deelnemers gebeurt. Wil je ze activeren, inspireren of hun input verzamelen? Wil je dat ze er emotioneel iets bij voelen of dat ze het vooral begrijpen? Kortom, wat moet het effect zijn op de deelnemers en welke vorm kies je daarbij? Het zijn open deuren, maar online lijkt het dat iedereen ze opnieuw moet vinden.

2.       Gebruik verhalen

Verhalen helpen om de aandacht vast te houden. Dus help de spreker met een verhaal wanneer die een punt wil maken. Een verhaal illustreert, zorgt dat mensen het voor zich kunnen zien en dat ze er zelf betekenis aan kunnen geven. En jawel, de spreker kan daarmee hun aandacht ook gemakkelijker vastgehouden.

Benader je online event integraal als een verhaal, net als grote offline events. Zoek een verhaallijn die je voor het hele programma kunt toepassen. Wat is de eerste oproep als mensen binnenkomen? Welke verhalen vertel je daarna die de oproep met argumenten ondersteunen? Welke verhalen kun je vertellen over de te verwachten obstakels? Hoe kom je aan het eind van de sessie bij die oproep terug – wat is de uitkomst waar je naartoe werkt? Dat is een verhaalboog om de spanning op te bouwen over je event heen.

Denk als een tv-producent: in contentblokken van introductie, vragen, een video, een korte Q&A, een verhaal, een video. Een en ander afgewisseld met korte vooruitblikken die super goed werken om aandacht vast te houden, omdat je regelmatig mag schakelen.

3.       Kies een passende vorm

Kies een vorm die past bij je bij het effect dat je wil bereiken. Niet voor jezelf, bij de ander! Iets wat je aankondigt als een gesprek, is dus niet één persoon die in een kamer zit te praten tegen een paar mensen ergens online en ver weg, die in de chat een vraag mogen stellen. Dat is geen gesprek. Kies een vorm waarbij ook de deelnemers op camera kunnen. Misschien laat je ze wel vragen stellen via de chat, maar dan leest iemand die ze kunnen zien die vraag voor, of minimaal een stem die als een soort talkshowhost of moderator hen vertegenwoordigt. Wat je ook doet, zorg dat de vorm past bij het gewenste effect.

4.       Kies een passende techniek

Bouw je programma op en kies je platform in balans met wat er bij de deelnemers moet gebeuren en wat technisch mogelijk is. Begin bij de mens, kies dan je techniek en kijk vervolgens vanuit die techniek: wat is er nog meer mogelijk? Wat kun je toevoegen?

Er zijn technici die nu zeggen: ‘Nee – éérst je platform kiezen en dan verder.’

Ja, maar kies je platform op grond van wat je bij de deelnemers wilt bereiken. In het Australische voorbeeld hadden ze Vimeo gekozen om hun prachtige beeldproductie te tonen, want Vimeo heeft de beste beeldkwaliteit. Maar Vimeo is geen interactiekanaal, dus daarna moesten we naar een ander kanaal om de liveverbinding tussen de drie sprekers mee te maken, maar het contrast in kwaliteit tussen die twee kanalen was te groot. En een video afspelen is geen live webinar. Daarmee zijn ze wat mij betreft veel mensen kwijtgeraakt. Mij in ieder geval wel.

5.       Testen testen testen

Houd net als bij een theatervoorstelling een generale waarin je de techniek test zodat je bijvoorbeeld ziet hoe beelden in elkaar overvloeien en elkaar kunnen versterken. Probeer uit hoe je interactietools kunt inzetten en hoe dat werkt. Werk je draaiboek heel zorgvuldig uit. Wat geef vervolgens je sprekers?

  1. Hulp bij de verhalen die ze gaan vertellen en welk punt ze daarmee willen maken.
  2. Hulp bij het vertellen in de camera, want dat is heel wat anders dan door een microfoon voor een zaal.
  3. Technische ondersteuning. Iemand die het woord moet doen voor een grote groep mensen online moet niet zijn eigen break-out rooms hoeven te maken. Er zijn mensen die dat kunnen, maar CEO’s, managers en sprekers op zo’n bijeenkomst zijn niet de getrainde sessieleiders of workshopbegeleiders die dat even uit hun mouw schudden. Dus help ze daarbij, want gerommel daarmee is voor de deelnemers heel ongemakkelijk en het doet afbreuk aan je event.

Uiteindelijk is het natuurlijk helemaal niet erg als er iets misgaat. Zolang je de deelnemers er maar bij betrekt en het een moment in het hier en nu is. De kern is wat mij betreft dat de deelnemers echt iets meemaken, dat er bij hen echt iets gebeurt.

Wil jij een online event organiseren?

Neem nu contact op om er met mij over te sparren.

Pin It on Pinterest

Share This